Características

Este módulo le permite crear y visualizar los proveedores, tener el control de las compras de mercancías, facturas de gastos, las liquidaciones de compras cuando se hacen importaciones, devoluciones de compras, así también como las ordenes de compras, notas de débitos de cuentas por pagar, notas de créditos de cuentas por pagar, pagos a proveedor, también pueden visualizar estadísticas y reportes de compras, tanto por productos como por sus diferentes categorías. Recuerden que los reportes tienen una opción de menú donde se visualizan todos por módulos. En todas las transacciones de compras vas a encontrar una pestaña que se llama imagen, donde puedes guardar cualquier imagen relacionada con una transacción cualquiera.

Proveedores:

      Esta captura le permite crear, modificar o consultar un proveedor, así también como eliminarlo si este no tiene movimiento. Pueden ver las cuentas por pagar pendientes de este en sus diferentes monedas que pueda manejar. Puedes tener un proveedor genérico se marca como genérico y luego este lo puedes usar en cualquier transacción que sea al contado, y se usa para transacciones que sean esporádicas, así no hay que crear un proveedor cada vez que se compra algo que no es recurrente.

     Los campos son: código, nombre, estado, cedula/rnc, contacto, dirección, teléfonos, email, website, tipo de proveedor, sucursal, condición de pago, moneda, ncf (Rep. Dom.), prefijo de ncf (Rep. Dom.), tipo de gasto (Rep. Dom.), fecha de apertura, cuenta contable del débito, crédito, itbis (Iva), descuento, etc

     Donde quieras que tengas que buscar un proveedor debe saber que lo puedes buscar por: código del proveedor o por el nombre de este o parte de este. Por ejemplo, si el nombre del proveedor es Juan José Pérez Gómez, y escribe Gómez te va a traer todos los proveedores que tengan la palabra Gómez. Todo lo puede escribir en el campo código que es el campo de entrada para poder buscar la información correspondiente a un proveedor.

     Puedes ir a la opción configuración y ahí encontrarás un menú de importación, donde puedes bajar la plantilla a Excel de proveedores y llenar los datos y luego poderla subir.

Ordenes de Compras:

     Las empresas que tienen como política de enviarle a sus suplidores o proveedores órdenes de compras para que les despachen o les presten algún servicio, estas pueden hacerla directamente en el sistema. Las órdenes de compras no generan ningún asiento contable, ya que esto lo hacen las facturas al momento de recibir el producto o servicio.

     Los campos de entradas son: sucursal si aplica, tipo de la orden, numero, fecha, proveedor, condición de pago, itbis, descuento, moneda, En la parte detalle tenemos: código del producto, cantidad, unidad de medida, precio y descuento renglón, entre otros.

Factura de Compra:

      Son las facturas de compra que hace la empresa a los suplidores o proveedores. Esta al momento de registrarse actualiza la existencia en los almacenes, el costo último compra y calcula el costo promedio, también hace el pase a cuentas por pagar si es a crédito y genera la entrada de diario a contabilidad según los parámetros previos. En este módulo también se puede manejar las facturas de proveedores informales y los gastos menores. Puede generar una factura de compra a partir de una orden de compra. Si usamos en los productos el cotejo de aplicar precio automáticamente al hacer la compra le va a calcular el precio de venta a partir del costo. Los campos de entradas son: sucursal si aplica, tipo, numero, fecha, numero de factura, proveedor, tipo de gastos, condición de pago, itbis (Iva), descuento, moneda, tasa, numero de comprobante fiscal. Y en el detalle: almacén, código de producto, cantidad, unidad de medida, impuesto, descuento, etc.

Factura de Gastos:

     Son facturas de compras de servicios donde no intervienen productos de inventarios. Esto aplica para cualquier transacción de gastos, como puede ser: energía eléctrica, agua, suministros, etc. Estas pueden ser a crédito o al contado, si son a crédito actualiza las cuentas por pagar de ese proveedor. Aquí pueden usar un proveedor genérico y solo cambiar la información en cada transacción, esto por si son proveedores esporádicos. Los campos de entradas son: sucursal si aplica, tipo de documento, numero, fecha, tipo de NCF (Rep. Dom.), proveedor, concepto, numero de factura, condición de pago, tipo de gasto (Rep. Dom.), moneda, tasa, si pago impuesto, valor, etc.

Liquidación De Compra:

       En esta opción se registran las liquidaciones de mercancías cuando se hacen importaciones o las que llevan algún cargo adicional al costo de adquisición. En esta se detalla todos los gastos en diferentes conceptos, los impuestos, fletes y fob. Los conceptos que son en una moneda extranjera se deben especificar la tasa del mercado de dicha moneda. Luego en la parte inferior se debe detallar los productos con las cantidades y el costo fob de cada uno de ellos. Este total debe coincidir con el fob de la factura. En el tipo de liquidación se dice en que moneda es, pero la función de esta moneda es el pase a cuentas por pagar, si es en dólar pasa en dólar, si es en peso y la liquidación es en dólar la pasa en peso según las diferentes tasas que incurran esa operación. La liquidación actualiza en línea la cuentas por pagar y la entrada de diario a contabilidad, pero la existencia y los costos se actualizan mediante el proceso de actualización de liquidación pendiente que está en el menú en proceso.

      Los campos de entrada son: sucursal si aplica, tipo, moneda, numero, fecha, proveedor, fecha factura, condición de pago, numero de factura, numero de orden, numero de importación y el detalle de los conceptos que intervienen en esa liquidación, como son: fob, flete, seguro, impuesto aduanal, recargo cambiario, cada uno con la tasa si aplica en una moneda extranjera. Y en la parte de detalle: almacén, código de producto, cantidad, unidad de medida, costo unitario, importe e impuesto aduanal cuando este varía por productos.

Devolución de Compra:

     Las devoluciones son como su nombre lo indica, es cuando se devuelve mercancía al suplidor o proveedor por la razón que sea. Esta rebaja el inventario, actualiza las cuentas por pagar y genera la entrada de diario a contabilidad. Esta opción es similar a la factura de compra, pero con una aplicación inversa. Al hacer una devolución debe digitar el número de compra y ésta te generara la devolución con el total de los productos que tiene esa compra, luego debe quitar los que no aplican y/o modificar según la necesidad.

     Los campos de entradas son: sucursal si aplica, tipo, numero, fecha, numero de factura, proveedor, tipo de gastos, condición de pago, itbis (Iva), descuento, tasa, numero de comprobante fiscal. Y en el detalle: almacén, código de producto, cantidad, unidad de medida, impuesto, descuento, etc.

Transacción CxP:

     Son transacciones de notas de débitos o notas de créditos de cuentas por pagar. Pueden crear en tipo de documento de compra las que necesiten. Estas regularmente se usan como ajustes de cuentas por pagar, o si algún proveedor le envía alguna nota de débito por alguna diferencia entre las cuentas. Los campos de entradas son: sucursal si aplica, tipo de documento, numero, fecha, tipo de ncf (Rep. Dom.), proveedor, concepto, numero de factura, condición de pago, tipo de gasto (Rep. Dom.), moneda, tasa, si pago impuesto, valor, etc.

Pagos Proveedor:

     Cuando se le paga a un proveedor una factura o varias, ésta se digita aquí, para rebajar la cuenta por pagar, también se genera este pago desde el módulo de banco (ver banco). Esta la aplica directamente al grabar la transacción y genera la entrada de diario a contabilidad según parámetros configurados. En el pago puede aplicar descuento. También pueden al consultar las facturas darle un click a un campo que se llama anticipo este se registra como un anticipo en ese renglón del pago.

      Los campos de entrada son: sucursal si aplica, tipo de pago, número, fecha, documento, proveedor, concepto, valor, moneda, tasa y en la parte detalle: el número de referencia o factura, y valor, tipo descuento si es porciento o valor fijo, el descuento y el valor pagado.

Proceso:

Liquidación Pendiente: Al hacer una liquidación de mercancía esta no pasa o no actualiza automáticamente el costo y la existencia, porque esto requiere que sea revisado minuciosamente, ya que incurren muchos factores. Cuando está listo y revisado entonces va a proceso liquidación pendiente y te saldrán las que aún no se han aplicados. Al actualizar una liquidación esta no puede ser modificada. Excepto la parte de entrada de diario.

     En la liquidación de mercancía está automáticamente el pase de cuentas por pagar y la entrada de diario a contabilidad.